Электронная система документооборота в СРО: как вызов современности
О программных продуктах систематизации документооборота саморегулируемых организаций в последнее время говорят все больше и больше, но активная фаза внедрения еще не началась. СРО стоят перед выбором программного продукта систематизации. Выбор той или иной программы делает СРО зависимой от компании разработчика на длительное время. Брак по расчету при выборе программы неизбежен.
В начале становления саморегулируемых организаций в строительной, проектной и изыскательской деятельности, все усилия менеджмента были отвлечены для поиска новых членов, получения статуса СРО. Саморегулируемые организации соревновались между собой количеством членов, размером компенсационного фонда.
Однако когда активная фаза первого этапа становления СРО, заключавшаяся в поиске членов завершилась, многие СРО задумались о создании эффективных систем управления и контроля за членами СРО, ведь каждый член СРО при вступлении и последующем членстве оплачивает не только компенсационный и вступительный взнос, он так же оплачивает ежемесячно (в каких-то СРО ежеквартально или ежегодно) членские взносы, ежегодно осуществляет страхование гражданской ответственности. Возникает закономерный вопрос, как контролировать такое количество членов, сроки соблюдения платежей и наличия действующих страховок. Если в СРО 100 членов это одно, а если 1000 или 5000 или 10000.
Сложно представить, как ведется учет в таких СРО, как СРО НП «СтройРегион» где по некоторой информации более 8 тыс. организаций и ИП, как ведется учет в НП СРО «ОБИНЖ СТРОЙ» где более 11 тыс. организаций и ИП? Документарная работа персонала СРО в таком случае является малоэффективной и очень затратной для содержания саморегулируемой организацией.
Выход только во внедрении передовых информационных систем управления (систем электронного документооборота (СЭД)). Одно время Ростехнадзор предлагал систему управления для СРО, однако эта система не позволяла эффективно управлять большим количеством членов, и функционально не выполняла задачи, которые ставит перед собой при внедрении большинство саморегулируемых организаций, поэтому многие СРО отказались от предложенной системы и обратились к программистам за разработкой собственных систем.
Итак, какие же задачи и функции должна выполнять программа для СРО? Наиболее востребованы саморегулируемыми организациями следующие функции при выборе СЭД:
- Ведение реестра членов СРО и свидетельств о допуске к работам.
- Ведение учета страховых полюсов, информации об окончания срока действия страховых полисов, электронное предварительное предупреждение членов СРО об окончании срока действия страхового поиска.
- Ведение реестра специалистов заявленных членами СРО при оформлении свидетельства о допуске к работам (копий дипломов, копий паспортов, копий повышения квалификации, копий трудовых книжек, гарантийных писем о повышении квалификации), электронное предварительное уведомление об окончании срока действия повышения квалификации или гарантийного письма;
- Формирование свидетельств о допуске к работам, печать и выгрузка в файл при необходимости.
- Автоматическая отправка (при необходимости) необходимых сведений в Ростехнадзор об изменениях в реестре СРО;
- Ведение учета взносов членов СРО, автоматическая распечатка счетов и уведомлений, автоматическая отправка в электронном виде членам СРО. Загрузка и выгрузка информации об оплате и счетах из системы 1С или банк-клиента;
- Создание графика проверок членов СРО, уведомление о проверке СРО в электронном виде, автоматическое составление актов проверок через различные устройства, печать и выгрузка актов;
- Автоматическое создание Протоколов СРО, Решений СРО и других документов требуемых в процессе деятельности СРО, их выгрузка и печать;
- Выборка информации по любым критериям;
- Формирование аналитических отчетов о деятельности СРО различных форматов и требований, их выгрузка и печать;
- Разграничение прав доступа к определенной информации, хранящейся в указанной программе.
Национальные объединения саморегулируемых организаций как в строительстве, так и в проектировании и изысканиях уже задумывались о необходимости внедрения единой программы, которая позволяла бы создать, в том числе единую базу членов по России в целом, так и по отдельным субъектам РФ и федеральным округам в отдельности, для предотвращения появления "допусков-двойников". Однако задумка еще не воплощена в жизнь.
Выбирая программный продукт, СРО на длительное время становиться зависимым от разработчика, так как только процесс внедрения может занять от 1 до 3 месяцев в зависимости от СРО, не говоря уже о том, что программа в постоянно изменяющихся условиях будет требовать поддержки, внесения изменений и в последующие годы. Поэтому в выборе программы советуем внимательно проанализировать все имеющиеся предложения.
В мая 2010 года на нашем сайте анонсировалась Система управления для саморегулируемых организаций, выполняющая все вышеуказанные задачи, созданная программистами ООО "РИНФИН-Медиа", внедренная в некоторых саморегулируемых организациях и уже неоднократно доработанная (новость от 04.05.2010 года «Первые программные продукты для саморегулируемых организаций (СРО) появились в продаже»).
Подробную информацию, а так же стоимость этой программы по просьбе ООО "РИНФИН-Медиа" мы размещаем публикуем на нашем сайте в специально созданном разделе - Программное обеспечение автоматизации для СРО.
Информационный портал "Все о саморегулировании" www.all-sro.ru
